מדריך קייטרינג – מדריך הכיס להפקת אירוע קייטרינג מושלם

אתם עומדים בפני אירוע גדול, ואחת ההחלטות העיקריות שעליכם לעשות היא בנוגע להסעדה באירוע.
הסיבה שלרוב ההחלטה סביב עניין הקייטרינג דורשת הרבה זמן והתעסקות מצידך, מתכננ/ת האירוע, היא שהחלטה זו טומנת בחובה עשרות החלטות קטנות הנוגעות למגוון ההיבטים השונים של הסעודה, לצד ההשתלבות עם הנתונים השונים של האירוע. שהרי על אף הצדדים המגוונים והרבים של ארגון הערב – מוזיקה, עיצוב, תאורה, למעשה רוב רובו של הערב סובב סביב האוכל.

היזכרו באירוע האחרון שהייתם בו. מהו הדבר שנחקק בזכרונכם?
רמז: זה כנראה לא היה צבע סידורי הפרחים או בד המשי שייבאו מאירופה כדי לתפור את שמלת הכלה.
השאלה הראשונה שישאלו אתכם אחרי שתחזרו מאירוע היא – איך היה האוכל?

הצלחת האירוע שלכם יכולה לקום וליפול על בחירת הקייטרינג. אוכל טוב משאיר רושם נהדר ואורחים שמחים ומרוצים. גם אם תשקיעו ממיטב כספכם בעיצוב המקום, המוסיקה והאווירה, אם לא תשקיעו באוכל האורחים יצאו מאוכזבים. ישראלים אוהבים לאכול ובגדול – אז אל נא לזלזל באורח הזולל.

במדריך זה ננסה לסקור את שורת ההחלטות העיקריות שעליכם לבצע בדרך אל הסעודה הגדולה, יחד עם עצות מתוך ניסיוננו העשיר בתחום.

קייטרינג לעסק או קייטרינג לאירועים - מהי הסיבה שלשמה התכנסנו?

אירוע משפחתי כמו חתונה, בר/בת מצווה, חינה, ברית וכו' שונה מאוד באופייו מאירוע עסקי כמו כנס או הרמת כוסית. קייטרינג לעסקים במקרים רבים כולל בעיקר מתאבנים ומנות קטנות, שניתן לאכול גם בעמידה – ובאופן כללי אופי האוכל המוגש באירועים כאלה מזכיר יותר את זה המוגש בקבלת הפנים באירועי שמחות משפחתיים כמו חתונה. לכן לפני שנחליט החלטות יותר ספציפיות לגבי האוכל, עלינו תחילה לאפיין את סוג האירוע, היקפו ומספר האורחים שצפויים להגיע.

על מגש של כסף – תקציב האירוע

לאחר שאנו יודעים מול איזה סדר גודל של אירוע אנו עומדים, ולפני שנבצע בחירות מעשיות לגבי האוכל וההגשה – יש להגיע להחלטה בנוגע לתקציב המוקדש לנושא הקייטרינג באירוע.
כל שאר הבחירות שתעשו נובעות ישירות מהתקציב שתתנו לאירוע, ידיעת התקציב מאפשרת לכם לתאם בין הפרטים הקטנים לתמונה הגדולה ולתכנן את הסעודה האופטימלית עבור האורחים שלכם, במידה שמתאפשרת במסגרת שקבעתם.

קייטרינג כשר – להתחשב מבלי להתפשר

ההמלצה שלנו היא לבחור קייטרינג כשר לאירוע – ישראלים רבים שומרים על כשרות גם אם אינם דתיים, על כן רבים הסיכויים שבאירוע רב משתתפים יהיו גם אורחים שומרי כשרות. האפשרויות היום רבות ומגוונות וגם אם תבחרו בקייטרינג בשרי, אין זה אומר שהקינוחים ייפגעו מכך – קינוחי הפרווה של היום אינם אלו התפלים הזכורים לכם מפעם. קייטרינג כשר מאפשר לכם ליהנות מכל העולמות, תוך התחשבות בכלל האורחים באירוע.

קייטרינג בשרי או קייטרינג חלבי?

כאשר מזמינים קייטרינג כשר, יש לעשות את הבחירה הגדולה בין קייטרינג בשרי או חלבי.
לכל אחד טעם אחר, אך באופן כללי מניסיון ניתן לומר שלרוב הישראלים נוטים לבחור באופציה הבשרית. עם זאת קיימים סוגי אירועים מסויימים שהם קלילים יותר ולהם עשויה להתאים יותר דווקא האופציה של קייטרינג חלבי.
אחד הנקודות שנחשבות חלשות יותר כאשר מדובר בקייטרינג בשרי היא הקינוחים, אך הרשו לנו לחדש לכם: קינוחי הפרווה השתדרגו פלאים במהלך השנים האחרונות, ובמקרים רבים כלל לא תוכלו להבחין ביניהם לבין 'הדבר האמיתי'. כמו כן גם אם תבחרו באפשרות הבשרית, חברות הקייטרינג המובילות מציעות גם מנות צמחוניות למען האורחים שאינם נמנים על אוכלי הבשר.
בשורה התחתונה, ההחלטה בין קייטרינג בשרי לקייטרינג חלבי צריכה להיות מושפעת עפ"י טעמכם וטעם האורחים, ואין צורך לחשוש מפשרות וויתורים – חברת קייטרינג איכותית תוכל לספק לכם ארוחה טעימה ומרשימה על כל חלקיה, בכל אופציה שתבחרו.

האוכל טעים, אך האם הוא מתאים?

גם אם ארוחת החלומות שלכם היא לנגב פיתה עם חומוס, זה לא בהכרח מתאים לכנס העסקי שאותו אתם מתכננים, ובין אם אתם חובבי מעדני גורמה יוקרתיים – לא בטוח שבנכם שהגיע למצוות וחבריו יעריכו את ההשקעה. כאשר אתם בוחרים את סגנון האוכל והמנות שיוגשו באירוע, חשבו מיהם האורחים הצפויים להגיע. האם אלה מבוגרים או צעירים? ישראלים או אורחים מחו"ל? צמחונים או קרניבורים תאווי בשר? על כל השאלות האלה עליכם לענות בטרם תעשו בחירות שאולי יפספסו את המטרה.

חשוב לזכור – לעיתים מארגני האירוע הם בעלי טעם מיוחד, שאינו בדיוק מאפיין את הטעם של האורח הממוצע שצפוי להגיע לאירוע. הניסיון מראה שלרוב בעלי השמחה/המארגנים אינם זוכים לנוח על זרי הדפנה ולסעוד את ליבם, אלא עוברים בין האורחים או עסוקים בלקרוע את רחבת הריקודים. בשורה התחתונה, נסו לקלוע לטעם האורחים – ולא רק לטעמכם האישי.

הכל עניין של הגשה – קייטרינג בופה, או מלצרים?

בהחלטה זו עליכם להפעיל מספר שיקולים, ביניהם אופי האירוע, התקציב, אופי הקהל המגיע לאירוע ומספר האורחים. קייטרינג בופה מוזיל את העלויות שכן אתם חוסכים במלצרים, דבר שחוסך גם זמן התארגנות רב. יתרון נוסף של קייטרינג בופה הוא היכולת של האורחים לבחור את המנה שהם רוצים ממראה עיניים ולא בחירה 'על עיוור' מהתפריט, שעשויה להפתיע. כמו כן האורחים זוכים לטעום ממגוון רחב יותר של מנות ולא רק מהמנה העיקרית שהזמינו במקרה של הגשה עם מלצרים.
קייטרינג בופה יוצר תחושה יותר דינאמית באירוע, האורחים אוכלים לא רק בישיבה מסודרת בשולחנות אלא מסתובבים ומדברים אחד עם השני – מסיבה זו קייטרינג בופה מומלץ מאוד באירועים עסקיים.

לקייטרינג בופה קיימים גם מספר חסרונות, שכן הוא מתאים בעיקר לקהל צעיר יותר. במידה ואתם מתכננים אירוע משפחתי שאליו צפויים להגיע גם אורחים מבוגרים יותר, קחו בחשבון שקייטרינג בופה עלול להיות פחות נוח עבורם – ואף עשוי לדרוש מהם לעמוד בתור. במקרים אלה אנו ממליצים לשלב גם מלצרים באירוע. בכל מקרה, גם אם תבחרו קייטרינג בופה יש לשקול את מספר העמדות הדרוש בהתאם למספר האורחים, על מנת למנוע מצב של המתנה מייגעת בתור לאוכל.

התוספת שתופסת – קצת על האקסטרות שמציעות חברות קייטרינג

ישנן כמה תוספות שיש לברר האם חברת הקייטרינג מציעה. אחד הדברים העיקריים ברשימה זו הוא בר משקאות. 'יין ישמח לבב אנוש' – ברוב אירועי השמחות האורחים שמחים גם לקבל את מנת האלכוהול שלהם, לכן חשוב לברר האם חברת הקייטרינג מציעה גם בר משקאות בעסקה, איזה משקאות כלולים בו (תוצרת הארץ/תוצרת חוץ) והאם תוכלו להוסיף משקאות משלכם במידה ותרצו. במידה וחברת הקייטרינג לא מספקת בר ניתן לשלב חברה חיצונית לשם כך (בדקו עם חברת הקייטרינג האם יש להם המלצות או חברות שהם נוהגים לעבוד איתם באירועים).
שירות נוסף המוצע ע"י מרבית חברות הקייטרינג הוא השכרת ציוד – כסאות, שולחנות, ריהוט אלטרנטיבי, מאווררים ועוד. כמו כן החברות מציעות גם שירותי עיצוב שולחנות בהתאם לסגנון האירוע והטעם האישי שלכם.

שאלות נוספות שכדאי לשאול לגבי חברת קייטרינג

כאשר יש לכם עקרונות מנחים לגבי סגנון האוכל אותו אתם מעוניינים להגיש ואופי האירוע, עליכם לברר כמה נקודות חשובות נוספות בנוגע לחברת הקייטרינג, על מנת להימנע מאכזבה ומפח נפש.
ראשית חשוב לבדוק – האם מדובר בחברה חדשה? האם יש להם ניסיון בהסעדת אירועים בסדר גודל של האירוע המתוכנן?
חשוב להגיע לפני האירוע שלכם לאירוע אחר בו עובדת חברת הקייטרינג ולהתרשם מהאוכל, ההגשה, המלצרים וההתארגנות הכללית. זוהי הזדמנות טובה לראות מה עומד מאחורי ההבטחות הרבות שקיבלתם, והאם מדובר בחברה מקצועית שתוכלו לסמוך עליה בארגון האירוע שלכם.
בררו כמה אירועים לוקחת חברת הקייטרינג בערב אחד. חברה הלוקחת על עצמה מספר אירועים בערב צריכה להיות בעלת ניסיון רב מאוד ויכולת התארגנות לסדר גודל כזה – עליכם לברר האם החברה אכן מסוגלת לעמוד בכך. באופן כללי ההמלצה היא לבחור בחברה שלא לוקחת יותר משני אירועים בערב אחד.
כאשר חברת הקייטרינג נראית כמתאימה לכם יש להגיע לפגישת טעימות, גם כדי לוודא שאכן יש התאמה וגם על מנת לבחור את הסגנון והמנות המועדפים עליכם מבין אלה המוצעים ע"י החברה.

שיהיה בהצלחה, ובתיאבון!

אנחנו ברפאל קייטרינג לאירועים בעלי ניסיון רב בתחום של קייטרינג עסקי, ומזמינים אותך ליצור עמנו קשר בטלפון 054-4404855 על מנת שנוכל להרכיב עבורכם את הסעודה האולטימטיבית – שתתאים בדיוק לקריטריונים שלך.